SURAT DAN KEARSIPAN

SURAT
Surat adalah salah satu sarana komunikasi yang dapat menghubungkan seseorang dengan orang lain, seseorang dengan kelompok, kelompok dengan kelompok, atau kelompok dengan seseorang dalam jarak yang berjauhan. Diantara sekian banyak sarana komunikasi yang tersedia, surat memiliki beberapa faktor yang memudahkan manusia untuk berkomunikasi. Yaitu biaya relative rendah dan dapat berkomunikasi sesuai dengan kehendak secara lengkap, dan dapat diarsipkan sebagai bukti (Arifin 1987:1)

Fungsi Surat
Surat mempunyai fungsi sebagai bukti historis. Fungsi surat sebagai bukti historis misalnya pada surat-surat yang bersejarah. Surat dapat digunakan sebagai bukti dalam berbagai kegiatan yang terjadi pada masa lampau. Surat merupakan bukti kuat karena informasi yang disampaikan melalui surat tidak akan berubah dari waktu ke waktu sesuai dengan keadaan.
Fungsi surat sebagai bukti tertulis berarti surat dapat dijadikan sebagai bukti nyata dalam suatu perjanjian atau kegiatan, misalnya berupa surat perjanjian. Dalam suatu perjanjian, apabila terjadi perbedaan antara kedua pihak, surat tersebut dapat digunakan untuk menyelesaikan masalah. Surat juga mempunyai fungsi sebagai alat untuk mengingat, misalnya surat-surat yang diarsipkan. Surat yang dijadikan arsip dapat digunakan sebagai alat pengingat berbagai kegiatan masa lampau. Dengan surat-surat yang diarsipkan, hal-hal yang telah terlupakan dapat diingat kembali sehingga dapat menyelesaikan suatu masalah yang memerlukan bukti-bukti yang telah terlupakan.



Hakikat Surat Resmi
Surat resmi ialah surat yang dibuat oleh suatu badan usaha, organisasi atau instansi tertentu (Arifin 1987:6). Sedangkan menurut Sudarsa, dkk (1992:4), surat dinas atau surat resmi ialah segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi. Surat dinas merupakan salah satu alat komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam pengelolaan administrasi, seperti penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat dari instansi kepada instansi yang lain dan dari instansi kepada perseorang atau sebaliknya.
Menurut Soedjito dan Solchan (1999:14), surat dinas atau resmi ialah surat yang berisi masalah kedinasan atau administrasi pemerintah. Surat dinas atau resmi hanya dibuat oleh instansi pemerintah dan dapt dikirimkan kepada semua pihak yang memiliki hubungan dengan instansi tersebut. Dari pendapat-pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa surat resmi adalah bentuk komunikasi tulis dari satu pihak kepada pihak lain yang berisi masalah kedinasan atau administrasi.

Bentuk-bentuk Surat Resmi di Indonesia
Dalam surat-menyurat resmi, ada enam bentuk surat yang umum digunakan oleh instansi di Indonesia, yaitu
1.    Bentuk lurus penuh (full block style),
2.    Bentuk lurus (full block),
3.    Bentuk lurus dengan perihal atau pokok surat
4.    Bentuk setengah lurus (semiblock style),
5.    Bentuk lekuk (indented style),
6.    Bentuk resmi Indonesia lama, dan
7.    Bentuk resmi Indonesia baru.

Bagian Surat Resmi
Setiap surat terdiri atas beberapa bagian surat. Tiap bagian itu mempunyai peranan tertentu yang perlu diketahui oleh si pembuat surat. Bagian surat resmi terdiri atas
(1) Kepala surat,
(2) Tanggal,
(3) Nomor, lampiran, dan hal atau perihal,
(4) Alamat tujuan,
(5) Salam pembuka,
(6) Isi surat,
(7) Salam penutup,
(8) Pengirim surat,
(9) Tembusan, dan
(10) Inisial.

A. Bentuk Lurus Penuh (full block style)
Pengertian bentuk surat lurus yaitu bentuk surat yang pengetikannya semua dimulai pada pasak garis pinggir kiri (penekan segi sebelah kiri). Pada bentuk lurus ini, tanggal dan salam penutup juga diketik mulai pasak garis pinggir kiri. Sehingga bentuk surat ini merupakan bentuk yang paling mudah diketik.
Contoh:

Jakarta, 1 Maret 2008

PT.”KARINA”
Jalan Raya 15
Wonogiri

Tuan-tuan yang terhormat,
Menurut pesaanan Tuan tanggal 10 Februari 2008 dengan gembira kami kabarkan, bahwa hari ini telah kami kirimkan 15.000, buah porselin merk ”DK” warna hijau. Bersama dengan ini kami sampaikan faktur dan daftar pengiriman barang, masing-masing rangkap dua, pelunasan sisa harga barang kami harapkan paling lama tanggal10 Maret 2008.

Atas perhatian Tuan kami ucapkan terimakasih.

Hormat kami,
PT ”DELIMA”

SIWOKO
DIREKTUR

B. Bentuk Lurus (full block)
Bentuk lurus yaitu bentuk surat yang diketik semuanya mulai pasak dari garis pinggir kiri. Selain tempat dan tanggal serta salam penutup, nama perusahaan (kantor), nama dan jabatan yang akan menandatangani diketik mulai dari tengah-tengah antara tepi kanan dan tepi kiri kertas.
Contoh:

Jakarta, 5 Maret 2008

Kepada Yth.
Segenap Nasabah Giro
PT BANK ”BCA”
Cabang Sukabumi

Dengan hormat,
Dengan ini kami beritahukan, bahwa terhitung mulai tanggal 10 Mei 2008, Bank ”BCA” Cabang Sukabumi akan memberikan nama dan alamat penarik pada bagian belakang lembaran cek dan giro bilyet.
Untuk pelaksanaan tersebut permintaan buku cel dan buku giro bilyet baru dapat kami layani satu hari setelah pengajuan permintaan buku cek/ giro bilyet baru.

Demikianlah agar diketahui, atas perhatian serta kerjasama yang baik kami ucapkan terima kasih.


Hormat kami,
PT Bank ”BCA”

Drs. Suwarno
Pimpinan

C. Bentuk Lurus dengan Perihal atau Pokok Surat
Bentuk surat ini sama dengan bentuk lurus, hanya diantara salam pembuka dan isi suarat dicantumkan perihal surat.
Contoh:
Gresik, 1 Maret 2008

PT “SEMEN GRESIK”
Jalan Veteran 23
Gresik

Tuian-tuan yang terhormat,
Pengiriman Semen
Sesuai dengan kontrak pembelian antara took kami dan perusahaan tuan tertangaal 2008 di bawah nomor 421/X/08 untuk pengiriman 500 sak semen. Yang direncanakan dikirim tanggal 7 Maret 2008.
Karena tempat gudang penyimpanan tidak ada dan saat ini baru dibuatkan, maka pengiriman supaya diundur saja besok tanggal 15 Maret 2008.

Kami minta dengan hormat perhatiannya.

Hormat kami
Toko bahan bangunan “DADIK”

Didi Sutomo
Sekretaris
D. Bentuk Setengah Lurus (semiblock style)
Bentuk setengah lurus yaitu bentuk surat yang hampir sama dengan bentuk lurus, perbedaannya terletak pada pengetikan sisi saja, yaitu setiap alenia baru, masuk lima spasi.
Contoh:
Surakarta, 21 Maret 2008

Kepada Perusahaan Mesin Offset
Jalan Imam Bonjol 115
Semarang

             Dengan hormat,
              Dengan gembira kami kabarkan kepada tuan, bahwa pengiriman 3 buah mesin offet telah kami terima dengan baik pada tanggal 17 Maret 2008.
Kemudian mulai tanggal 19 Maret 2008 mesin offset tersebut terus kami coba agar dapat berproduksi.
             Kami atas nama seluruh direksi dan karyawan mengucapkan selamat dan penghargaan setinggi-tingginya kepada tuan dan para pembantu seluruhnya. Dalam waktu singkat kami akan menyampaikan kepada tuan l;aporan selengkapnya mengenai data-data pengijian tersebut.
Demikian sekali lagi kami ucapkan terima kasih.

Hormat kami
Penerbit ”TRI ANGKASA”

Lukman Hakim
Direksi Teknik

E. Bentuk Lekuk (indented style)
Pada bentuk surat lekuk, tempat dan tanggal, salam penutup serta nama dan jabatan diketik disebelah kanan, sedangkan isi surat diketik dari pasak pinggir sebelah kiri, dengan ketentuan bahwa setiap alenia baru masuk ke dalam lima spasi.
Contoh:

Surabaya, 9 Maret 2008

PT ”ANANAS”
Jalan Cantel 112


Dengan hormat,
Dengan sangat menyesal kami kabarkan kepada tuan bahwa pengiriman pupuk urea untuk pesanan tuan menjadi tertunda karena hal-hal yang di luar kekuasaan kami.
Sejak tanggal 5 Maret 2008 Surabaya hujan terus-menerus, dan beberapa tempat milai tergenang air. Demikian juga tempat kami, sehingga disaat tergenang air kendaraan angkutan tidak masuk, pupuk-pupuk tidak dapat dikeluarkan dari gudang, ditambah lagi sebagian gudang kami tergenang air.
             Atas perhatian saudara, terhadap hal tersebut di atas kami mengucapkan terima kasih.

Hormat kami
PT ”ANEKA PUPUK”

Suwarno
Direktur

B. Bentuk Surat Resmi
Bentuk surat resmi banyak dipakai oleh istansi Pemerintah. Logo/Kepala Surat di atas, kemudian tanggal Alamat harus diketik dibagian sebelah kanan, sedangkan dibagian sebelah kiri dibuat nomor, lampiran dan perihal atau hal surat. Setiap pergantian alinea dari isi surat selalu masuk lima spasi.
Contoh:

            Badan Pembina Pendidikan Bhakti Nusantara
            UNIVERSITAS TRIBHUWANA TUNGGADEWI MALANG
            FAKULTAS ILMU SOSIAL DAN ILMU POLITIK
            Program Studi : Ilmu Administrasi Negara, Ilmu Komunikasi
            Jl. Telaga Warna Blok C, Tlogomas, Malang 65144 – Indonesia.
            Telp. (0341) 565500, Fax. (0341) 565522

                               
Nomor        :     201 /TB.Fsi.340/XI/2010     
Lampiran    : 2 (Lembar)
Perihal        : Modul Mata Kuliah Praktikum dan Penggunaan Lab. Otoda


Kepada
Yth. Bapak/Ibu Dosen Pengampu Mata Kuliah Praktikum
Di tempat


Dengan hormat,
Sehubungan dengan keharusan tertib administrasi dan penyediaan sarana perkuliahan praktikum, maka dengan ini kami menghimbau agar Bapak/Ibu dosen pengampu Mata Kuliah Praktikum untuk membuat Modul Praktikum dan menyampaikan jadwal penggunaan Lab. IAN dan Otoda.
Adapun format untuk pembuatan modul dan jadwal penggunaan Lab. IAN dan OTODA terlampir.
Demikian surat ini kami sampaikan atas perhatian dan kerjasamanya, kami sampaikan terimakasih.


Malang, 10 Nopember 2010
Ka. Lab. IAN & Otoda


Dody Setyawan, S.Sos


Tembusan
-    KPS Ilmu Administrasi Negara
-    Arsip
KEARSIPAN
Penataan arsip (filing system) adalah proses mengklasifikasi dan mengatur arsip dalam suatu tatanan yang sistematis dan logis, serta menyimpannya dalam suatu tempat yang aman agar arsip tersebut dapat secara cepat ditemukan saat dibutuhkan.
Penataan arsip dengan sistem kearsipan yang baik dapat membantu kelancaran tugas administrasi dan menunjang keberhasilan tujuan organisasi yang akan dicapai. Selain itu mencerminkan keberhasilan suatu pengelolaan kegiatan di masa lalu, yang akan besar pengaruhnya terhadap pengembangan di masa yang akan datang.
Tujuan penataan arsip di antaranya sebagai berikut.
1.    Memberikan pelayanan dalam penyimpanan arsip
2.    Menemukan kembali arsip secara cepat, lengkap, akurat, relevan, dan tepat waktu, serta efisien.
3.    Menunjang penyusunan arsip yang berdaya dan berhasil guna.

Pentingnya Penanganan Kearsipan
Jika penanganan arsip tidak serius maka akan berdampak.
1.    Sulit mencari arsip kembali apabila dibutuhkan
2.    Hilangnya arsip yang penting
3.    “Banjir Arsip”, yaitu arsip yang seharusnya tidak berguna, tetapi masih disimpan
4.    Ruang kantor tersita hanya untuk tempat penyimpanan arsip

Sistem Penataan Kearsipan
Menurut Moekijat (1997:118), kata sistem dalam hubungannya dengan sistem kearsipan biasanya menunjukkan metode penyusunan atau metode klasifikasi (penggolongan). Selain itu, dapat juga berarti macam perlengkapan yang digunakan, organisasi penyusunan tenaga kerja, dan metode yang dipergunakan apabila meminjam atau mengembalikan surat.
1.    Sistem Abjad
2.    Sistem Perihal
3.    Sistem Nomor
4.    Sistem Tanggal
5.    Sistem Wilayah

Daftar Pustaka
Arifin, J. dan Rifqi Elhan. 1994. Surat Menyurat Resmi Lengkap. Surabaya:
    Anugerah.
Yatimah, Durotul. 2009. Kesekretarisan Modern dan Administrasi Perkantoran.
 Bandung: Pustaka Setia.


*** DW ***