Pengertian dan Fungsi Surat
Surat adalah salah satu sarana komunikasi yang dapat menghubungkan seseorang dengan orang lain, seseorang dengan kelompok, kelompok dengan kelompok, atau kelompok dengan seseorang dalam jarak yang berjauhan. Diantara sekian banyak sarana komunikasi yang tersedia, surat memiliki beberapa faktor yang memudahkan manusia untuk berkomunikasi. Yaitu biaya relative rendah. Dapat berkomunikasi sesuai dengan kehendak secara lengkap, dan dapat diarsipkan sebagai bukti (Arifin 1987:1)
Menurut Sudarsa, dkk (1992:3), surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Informasi yang disampaikan itu dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, perintah, permintaan, atau laporan. Hubungan yang terjadi antara pihak-pihak itu disebut surat-menyurat atau korespondensi.
Surat mempunyai fungsi sebagai bukti historis. Fungsi surat sebagai bukti historis misalnya pada surat-surat yang bersejarah. Surat dapat digunakan sebagai bukti dalam berbagai kegiatan yang terjadi pada masa lampau. Surat merupakan bukti kuat karena informasi yang disampaikan melalui surat tidak akan berubah dari waktu ke waktu sesuai dengan keadaan.
Fungsi surat sebagai bukti tertulis berarti surat dapat dijadikan sebagai bukti nyata dalam suatu perjanjian atau kegiatan, misalnya berupa surat perjanjian. Dalam suatu perjanjian, apabila terjadi perbedaan antara kedua pihak, surat tersebut dapat digunakan untuk menyelesaikan masalah. Surat juga mempunyai fungsi sebagai alat untuk mengingat, misalnya surat-surat yang diarsipkan. Surat yang dijadikan arsip dapat digunakan sebagai alat pengingat berbagai kegiatan masa lampau. Dengan surat-surat yang diarsipkan, hal-hal yang telah terlupakan dapat diingat kembali sehingga dapat menyelesaikan suatu masalah yang memerlukan bukti-bukti yang telah terlupakan.
Hakikat Surat Resmi
Surat resmi ialah surat yang dibuat oleh suatu badan usaha, organisasi atau instansi tertentu (Arifin 1987:6). Sedangkan menurut Sudarsa, dkk (1992:4), surat dinas atau surat resmi ialah segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi. Surat dinas merupakan salah satu alat komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam pengelolaan administrasi, seperti penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat dari instansi kepada instansi yang lain dan dari instansi kepada perseorang atau sebaliknya. Menurut Soedjito dan Solchan (1999:14), surat dinas atau resmi ialah surat yang berisi masalah kedinasan atau administrasi pemerintah. Surat dinas atau resmi hanya dibuat oleh instansi pemerintah dan dapt dikirimkan kepada semua pihak yang memiliki hubungan dengan instansi tersebut. Dari pendapat-pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa surat resmi adalah bentuk komunikasi tulis dari satu pihak kepada pihak lain yang berisi masalah kedinasan atau administrasi.
Bentuk-bentuk Surat Resmi di Indonesia
Dalam surat-menyurat resmi, ada enam bentuk surat yang umum digunakan oleh instansi di Indonesia, yaitu
1. Bentuk lurus penuh (full block style),
2. Bentuk lurus (full block),
3. Bentuk setengah lurus (semiblock style),
4. Bentuk lekuk (indented style),
5. Bentuk resmi Indonesia lama, dan
6. Bentuk resmi Indonesia baru.
Bagian Surat Resmi
Setiap surat terdiri atas beberapa bagian surat. Tiap bagian itu mempunyai peranan tertentu yang perlu diketahui oleh si pembuat surat. Bagian surat resmi terdiri atas
(1) kepala surat,
(2) tanggal,
(3) nomor, lampiran, dan hal atau perihal,
(4) alamat tujuan,
(5) salam pembuka,
(6) isi surat,
(7) salam penutup,
(8) pengirim surat,
(9) tembusan, dan
(10) inisial.
1. Kepala Surat
Kepala surat sering disebut kop surat. Kepala surat ialah bagian paling atas dari sebuah surat yang sengaja dicetak untuk memberikan informasi mengenai status dan alamat dari suatu organisasi atau instansi yang bersangkutan (Arifin 1987:17).
Tujuan penulisan kepala surat untuk memberi informasi mengenai identitas perusahaan, misalnya nama perusahaan dan alamatnya.Kepala surat yang lengkap terdiri atas nama instansi, alamat lengkap, nomor telepon, nomor kotak pos, alamat kawat, dan lambang atau logo.
Contoh penulisan kepala surat.
DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa
Jalan Daksinapati Barat IV, Rawamangun
Jakarta 13220
Kotak Pos 2625 Telepon 4896558, 4894564, 4894584
Surat adalah salah satu sarana komunikasi yang dapat menghubungkan seseorang dengan orang lain, seseorang dengan kelompok, kelompok dengan kelompok, atau kelompok dengan seseorang dalam jarak yang berjauhan. Diantara sekian banyak sarana komunikasi yang tersedia, surat memiliki beberapa faktor yang memudahkan manusia untuk berkomunikasi. Yaitu biaya relative rendah. Dapat berkomunikasi sesuai dengan kehendak secara lengkap, dan dapat diarsipkan sebagai bukti (Arifin 1987:1)
Menurut Sudarsa, dkk (1992:3), surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Informasi yang disampaikan itu dapat berupa pemberitahuan, pernyataan, perintah, permintaan, atau laporan. Hubungan yang terjadi antara pihak-pihak itu disebut surat-menyurat atau korespondensi.
Surat mempunyai fungsi sebagai bukti historis. Fungsi surat sebagai bukti historis misalnya pada surat-surat yang bersejarah. Surat dapat digunakan sebagai bukti dalam berbagai kegiatan yang terjadi pada masa lampau. Surat merupakan bukti kuat karena informasi yang disampaikan melalui surat tidak akan berubah dari waktu ke waktu sesuai dengan keadaan.
Fungsi surat sebagai bukti tertulis berarti surat dapat dijadikan sebagai bukti nyata dalam suatu perjanjian atau kegiatan, misalnya berupa surat perjanjian. Dalam suatu perjanjian, apabila terjadi perbedaan antara kedua pihak, surat tersebut dapat digunakan untuk menyelesaikan masalah. Surat juga mempunyai fungsi sebagai alat untuk mengingat, misalnya surat-surat yang diarsipkan. Surat yang dijadikan arsip dapat digunakan sebagai alat pengingat berbagai kegiatan masa lampau. Dengan surat-surat yang diarsipkan, hal-hal yang telah terlupakan dapat diingat kembali sehingga dapat menyelesaikan suatu masalah yang memerlukan bukti-bukti yang telah terlupakan.
Hakikat Surat Resmi
Surat resmi ialah surat yang dibuat oleh suatu badan usaha, organisasi atau instansi tertentu (Arifin 1987:6). Sedangkan menurut Sudarsa, dkk (1992:4), surat dinas atau surat resmi ialah segala komunikasi tertulis yang menyangkut kepentingan tugas dan kegiatan dinas instansi. Surat dinas merupakan salah satu alat komunikasi kedinasan yang sangat penting dalam pengelolaan administrasi, seperti penyampaian berita tertulis yang berisi pemberitahuan, penjelasan, permintaan, pernyataan pendapat dari instansi kepada instansi yang lain dan dari instansi kepada perseorang atau sebaliknya. Menurut Soedjito dan Solchan (1999:14), surat dinas atau resmi ialah surat yang berisi masalah kedinasan atau administrasi pemerintah. Surat dinas atau resmi hanya dibuat oleh instansi pemerintah dan dapt dikirimkan kepada semua pihak yang memiliki hubungan dengan instansi tersebut. Dari pendapat-pendapat tersebut dapat disimpulkan bahwa surat resmi adalah bentuk komunikasi tulis dari satu pihak kepada pihak lain yang berisi masalah kedinasan atau administrasi.
Bentuk-bentuk Surat Resmi di Indonesia
Dalam surat-menyurat resmi, ada enam bentuk surat yang umum digunakan oleh instansi di Indonesia, yaitu
1. Bentuk lurus penuh (full block style),
2. Bentuk lurus (full block),
3. Bentuk setengah lurus (semiblock style),
4. Bentuk lekuk (indented style),
5. Bentuk resmi Indonesia lama, dan
6. Bentuk resmi Indonesia baru.
Bagian Surat Resmi
Setiap surat terdiri atas beberapa bagian surat. Tiap bagian itu mempunyai peranan tertentu yang perlu diketahui oleh si pembuat surat. Bagian surat resmi terdiri atas
(1) kepala surat,
(2) tanggal,
(3) nomor, lampiran, dan hal atau perihal,
(4) alamat tujuan,
(5) salam pembuka,
(6) isi surat,
(7) salam penutup,
(8) pengirim surat,
(9) tembusan, dan
(10) inisial.
1. Kepala Surat
Kepala surat sering disebut kop surat. Kepala surat ialah bagian paling atas dari sebuah surat yang sengaja dicetak untuk memberikan informasi mengenai status dan alamat dari suatu organisasi atau instansi yang bersangkutan (Arifin 1987:17).
Tujuan penulisan kepala surat untuk memberi informasi mengenai identitas perusahaan, misalnya nama perusahaan dan alamatnya.Kepala surat yang lengkap terdiri atas nama instansi, alamat lengkap, nomor telepon, nomor kotak pos, alamat kawat, dan lambang atau logo.
Contoh penulisan kepala surat.
DEPARTEMEN PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN
Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa
Jalan Daksinapati Barat IV, Rawamangun
Jakarta 13220
Kotak Pos 2625 Telepon 4896558, 4894564, 4894584
.jpg)
0 komentar:
Posting Komentar